Внедрение Битрикс24 в Перми

Полезнее всего обсуждать внедрение не списком настроек, а списком экранов. Через тридцать дней после запуска руководитель открывает портал и видит конкретные вещи: воронку с конверсией каждого перехода, результат и загрузку по каждому сотруднику, разбор причин отказов, план-факт по выручке с прогнозом и таблицу «источник обращения – закрытые сделки». Плюс утреннее сообщение в Телеграм, ради которого портал открывать не нужно вовсе. Ниже – что именно показывает каждый экран и какое решение по нему принимается.

Дашборд, который открывается первым

Стартовая страница руководителя собирается под три-четыре числа, а не под всё сразу. Обычно это сумма оплат с начала месяца против плана, количество новых обращений за сутки, сумма сделок на финальных этапах и счётчик заявок без ответа. Остальное убирается вглубь. Перегруженный дашборд перестают открывать на второй неделе, и тогда внедрение считается провалившимся, хотя настроено всё правильно. Ограничение по количеству показателей – такая же часть работы, как настройка воронки.

Что Битрикс24 считает сам, а что приходится настраивать

Базовая CRM-аналитика в коробке есть: воронка продаж, динамика по сделкам, отчёты по звонкам и по сотрудникам. Их хватает первым двум-трём неделям. Дальше начинаются вопросы, ответов на которые в стандартных отчётах нет: конверсия по товарным группам, средний срок прохождения этапа, выручка отдельно по Перми и по остальным регионам отгрузки, доля повторных заказов. Это собирается настройкой пользовательских полей и отчётов, и именно эту часть закладывают в техническое задание заранее – переделывать структуру вместе с накопленной историей дороже, чем сделать сразу.

Чем занимаются заказчики в Перми и почему отчёты у них разные

Прикамье – это нефтехимия и её подрядчики, машиностроение, лесопереработка, стройка и заметный IT-сектор. У сервисной компании, обслуживающей промплощадку под Пермью, главный показатель – срок реакции на заявку и выполнение регламентных работ, а не конверсия. У поставщика оборудования – длительность согласования спецификации. У студии или IT-компании – загрузка команды и рентабельность проекта. Один и тот же портал в этих случаях показывает разные экраны, и разговор о том, какие именно, происходит до настройки, а не после.

Воронка: смотреть переходы, а не итог

Итоговая конверсия скрывает проблему, разбивка по переходам её показывает. Чтобы разбивка была осмысленной, у каждого этапа заводится однозначный признак:

• квалификация – известны объём, срок и лицо, принимающее решение;
• расчёт отправлен – в карточке есть исходящий документ;
• согласование – получены правки от заказчика;
• договор – подписанный скан прикреплён к сделке;
• оплата – проведена в 1С, статус пришёл обменом.

Без таких признаков отчёт показывает не продажи, а трактовки менеджеров, и сравнивать людей между собой по нему нельзя.

Удалённые площадки, вахта и заявки, которые приходят мимо офиса

У компаний Перми часть работы идёт вне офиса: объекты на севере Пермского края, вахтовые смены, монтажники и сервисные бригады в разъездах. Если заявка от них попадает в систему только вечером с чужих слов, отчёт по срокам реакции превращается в фантазию. Решается мобильным приложением и типовыми формами: бригадир фиксирует статус с телефона, фотография акта прикрепляется к сделке, а не пересылается в чат. Тогда данные о сроках выполнения появляются в отчёте в тот же день.

Второе следствие такой дисциплины – возможность считать длительность этапов. Система запоминает дату каждого перехода, поэтому через месяц видно, что расчёт готовится в среднем три дня, согласование спецификации – одиннадцать, а подписание договора – ещё пять. Сокращение самого долгого этапа на треть даёт больше денег, чем рост числа заявок на ту же треть, потому что не требует дополнительного бюджета: меняется порядок передачи документов внутри компании, а не реклама.

Нагрузка и результат по каждому сотруднику

Отчёт разделяет то, что обычно смешивают: количество сделок в работе и деньги. Дополнительно считается время первого ответа и число карточек, не двигавшихся дольше недели. Последнее – самый быстрый источник выручки: это клиенты Перми, за которых уже заплачено рекламой, но которых никто не дожал. В компаниях с длинным циклом нормальным пределом считают сорок-шестьдесят активных сделок на человека, дальше сотрудник переходит в режим обслуживания входящих и перестаёт работать с базой.

Отказы: короткий список причин вместо свободного текста

Причина проигрыша выбирается из фиксированного набора: цена, срок, технические требования, выбрали другого подрядчика, бюджет не выделен, проект перенесён, не вышли на связь. Через месяц набирается статистика и меняется повестка совещаний. Фраза «мы дорогие» проверяется за две минуты: если по цене проигрывается меньше пятой части сделок, дело не в прайсе. А если основная причина – перенос проекта, это уже вопрос не к продажам, а к тому, с каким сегментом работает реклама по Перми.

План-факт и прогноз, который виден с середины месяца

Отчёт сопоставляет план, фактические оплаты и прогноз – сумму сделок в работе, взвешенную по этапам. Здесь же видно, насколько менеджеры точны в своих обещаниях: сравнение заявленной даты закрытия с реальной. Если сделки регулярно переносятся вправо вдвое, критерии перехода между этапами описаны нечётко, и «клиент заинтересовался» приравнивается к «клиент купит». Правится настройкой воронки за пару часов, но увидеть это можно только на накопленных данных.

Сводка в Телеграм и связка рекламы с выручкой

Каждое утро в чат приходят цифры за сутки: обращения по источникам, оплаты, движение по этапам, зависшие заявки. Отдельный отчёт раз в неделю показывает, сколько денег принёс каждый канал: не количество лидов, а сумма закрытых сделок и стоимость привлечённого рубля выручки. Для этого рекламные метки, звонки с подменных номеров, письма и переписка в WhatsApp и Telegram связываются с карточкой сделки. Дальше бюджет перекладывается в канал с лучшей окупаемостью – как это делается на стороне кампаний, описано на странице контекстной рекламы.

Контрольная встреча через тридцать дней

Через месяц после запуска мы садимся с руководителем и читаем отчёты вместе. Разбираем три вещи: какие цифры оказались хуже ожиданий, какие данные заполняются плохо и какой из отчётов не понадобился ни разу. Последнее так же важно, как первое: лишние показатели съедают внимание. По итогам встречи набор экранов сокращается или дополняется, а в течение первого месяца все такие доработки входят в стоимость внедрения.

Здесь же решается вопрос, кто и когда смотрит отчёты. Без назначенного времени они превращаются в красивую вкладку, которую никто не открывает. Рабочая схема простая: руководитель отдела читает сводку ежедневно, воронку и загрузку – по понедельникам, собственник смотрит план-факт и окупаемость каналов раз в месяц. Отчёт живёт ровно до тех пор, пока по нему принимают решения, поэтому на обучении разбирают не кнопки, а порядок чтения цифр.

Цены, сроки и что вы получаете на выходе

Экспресс-запуск – от 60 000 ₽ и пять рабочих дней. Внедрение под ключ с аудитом процессов, роботами, интеграциями, отчётами и регламентом – от 180 000 ₽ и три-четыре недели. Обмен с 1С – от 90 000 ₽ и две недели, телефония и мессенджеры – от 35 000 ₽ и три дня, портал с задачами, проектами и согласованиями – от 70 000 ₽. Сопровождение – от 15 000 ₽ в месяц. Лицензия Битрикс24 оплачивается напрямую вендору и в стоимость работ не входит. Смета фиксируется в договоре до начала работ.

РОСТСАЙТ работает с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России: сайты, продвижение, чат-боты, мобильные приложения. Поэтому цепочка от рекламы до оплаты собирается одной командой. Если пока непонятно, какие процессы вообще стоит переводить в цифру, начните с раздела автоматизации бизнеса, а примеры реализованных проектов есть в портфолио. Назовите три показателя, которые хотите видеть каждое утро, и мы покажем, как они будут выглядеть в вашем портале: +7 (901) 417-22-12.